Das betriebliche Vorschlagswesen

Kapitel 3, Organisation des BVW:
3.1, Eingang eines VV - der Vorschlagsbeauftragte:
Als organisatorischen Leiter hat jedes BVW einen Vorschlagsbeauftragten. Dieser kann haupt- oder nebenamtlich für das Verwalten der VV zuständig sein. Er ist unabhängig und gibt keine qualitativen Urteile über die VV ab, sondern nimmt diese lediglich entgegen, um sie an den zuständigen Vorgesetzten bzw. Gutachter weiterzuleiten.
Es ist die Aufgabe das Vorschlagsbeauftragten den eingegangenen VV auf Vollständigkeit und Verständlichkeit zu prüfen. Als neutrale Stelle obliegt es ihm bei eventuell entstehenden Fragen zum eingereichten VV den Kontakt zum jeweiligen Mitarbeiter aufzunehmen.
Als weiteren Schritt nummeriert er die eingereichten VV und trägt sie in ein Eingangsbuch ein. Danach kann auf Wunsch des Mitarbeiters der Name aufgrund der Anonymitätswahrung entfernt werden. Hierdurch wird erreicht, dass jeder VV ernst genommen wird und nicht aufgrund von persönlichen Diskrepanzen zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, eine wichtige Idee verloren geht. Nur der Vorschlagsbeauftragte weiß letztendlich, wer den VV eingereicht hat. Dies unterstreicht auch die Wichtigkeit, für die Stelle des Vorschlagsbeauftragten eine neutrale Person zu finden.
Eine der größten Ängste der Mitarbeiter, die einen VV einreichen, ist die Sorge davor, Kritik oder gar eine Blamage durch ihren eingereichten VV zu erfahren. Oft resultiert durch eine gute Idee auch die Rationalisierung von Arbeitsplätzen. Auf dieses Thema werde ich im weiteren Verlauf der Arbeit eingehen.
Der VV kann bei über verschiedene Wege eingereicht werden:
direkt beim Vorschlagsbeauftragten, über die Hauspost, in ein VV- Briefkasten, beim Betriebsrat, bei der Prüfungs- und Bewertungskommission oder auch per Online Formular.
Die Aufgabe des Vorschlagsbeauftragten ist auch dafür Sorge zu tragen, dass der Vorgesetzte bzw. der Gutachter zeitnah den VV begutachtet und abschließend bewertet.
3.2, Prüfung des VV - der Vorgesetzte, Gutachter:
Die vom Vorschlagsbeauftragten weitergeleiteten VV werden von dem jeweiligen Vorgesetzten oder Gutachter geprüft. Das Ziel ist es, zu überprüfen ob der eingereichte VV in der Praxis ein Vorteil für das Unternehmen darstellt. Das heißt, dass zunächst einmal überprüft wird, ob der VV in der Praxis umgesetzt werden kann. Im nächsten Schritt überprüft der Gutachter ob es wirtschaftlich ist den VV umzusetzen. Er vergleicht also die Kosten für die Umsetzung des VV mit denen, die der VV vermutlich einspart.
Sollte der Vorgesetzte bzw. Gutachter Probleme mit der Verständlichkeit haben, muss er den Weg über den Vorschlagsbeauftragten gehen, da er keinen unmittelbaren Kontakt zum Mitarbeiter herstellen darf.
Der Gutachter testet den VV in der Praxis und wertet die Fortschritte aus. Hierbei muss auch berücksichtigt werden, dass sich manche Vorteile erst nach einer gewissen Zeit herausstellen (Erfahrungskurveneffekte). Stellt der Vorgesetzte eine Verbesserung fest, so muss er eine Ersparnisberechnung, bzw. bei nicht errechenbaren Vorteilen eine Schätzung der Ersparnis durchführen. Diese Berechnung muss durch den Vorschlagsbeauftragten und die Prüfungskommission genau überprüft werden. Auf der Grundlage der Ersparnisberechnung, die im vierten Kapitel noch ausführlicher beschrieben wird, gibt der Gutachter eine Prämienempfehlung an die Prüfungs- und Bewertungskommission weiter.
Abschließend muss der Vorgesetzte ein Gutachten verfassen, in dem er die von ihm festgestellten Punkte zusammenfasst. Sollte es zu einer Ablehnung des VV kommen, ist es die Aufgabe des Gutachters, ein Ablehnungsschreiben zu verfassen. Hierbei ist aus Sicht der Mitarbeitermotivation besonders darauf zu achten, dass es sich um ein sachliches Ablehnungsschreiben handelt, in dem keine Wertungen vorgenommen werden. Diese Gutachten wird dann dem Vorschlagsbeauftragten zur Verfügung gestellt. Dieser entscheidet nun, ob er weitere oder andere Gutachter bestel