Microsoft Teams: Die verständliche Anleitung. So geht effizientes Teamwork im Büro und im Homeoffice

1. Einstieg in Microsoft Teams ... 13


1.1 ... Sinn und Zweck -- was ist Microsoft Teams? ... 13

1.2 ... Was muss ich tun, um Microsoft Teams nutzen zu können? ... 18

1.3 ... Collaboration und Teamwork im Unternehmensalltag erleben ... 42

1.4 ... Letzte Informationen, bevor wir richtig starten ... 50



2. Beginnen wir mit Chat und Telefonie ... 53


2.1 ... Mit einem Kollegen chatten ... 53

2.2 ... Chats verwalten ... 80

2.3 ... Mit Kollegen telefonieren ... 91

2.4 ... Dokumente miteinander teilen ... 98

2.5 ... Weitere Möglichkeiten im Chatbereich ... 101



3. Vom Gruppenchat zum virtuellen Teamraum ... 103


3.1 ... Meinen ersten Teamraum anlegen ... 104

3.2 ... Gemeinsam an Dokumenten arbeiten ... 122

3.3 ... Informationen dokumentieren ... 161

3.4 ... Welche wichtigen Konfigurationsmöglichkeiten sollten Sie kennen? ... 168

3.5 ... Wie finde ich ein Team? ... 181

3.6 ... Wie kann ich unternehmensexterne Personen in ein Team einbinden? ... 183

3.7 ... Netiquette für eine harmonische Zusammenarbeit am modernen Arbeitsplatz ... 192



4. Wie kann ich die Teamarbeit mit einem gemeinsamen Aufgabenboard unterstützen? ... 197


4.1 ... Persönliche Aufgaben vs. Teamaufgaben ... 197

4.2 ... Ein gemeinsames Aufgabenboard zu einem Team hinzufügen ... 201

4.3 ... Aufgaben erstellen und einem Bearbeiter zuweisen ... 203

4.4 ... Aufgaben mit weiteren Informationen versehen ... 206

4.5 ... Übersicht über die Aufgaben eines Teams ... 210

4.6 ... Kann ich meine Aufgaben auch teamübergreifend einsehen? ... 212



5. Mit Kanälen und Tags einen Teamraum organisieren ... 217


5.1 ... Was ist ein Kanal? ... 217

5.2 ... Welche Kanaltypen gibt es? ... 218

5.3 ... Einsatzszenarien aus der Praxis ... 219

5.4 ... Einen neuen Kanal anlegen ... 222

5.5 ... In mehreren Kanälen posten ... 229

5.6 ... Mit Kanälen arbeiten ... 234

5.7 ... Kanäle im Teamraum verwalten ... 254

5.8 ... Tags als Ergänzung zu Kanälen (virtuelle Teams) ... 257



6. Mit Online-Besprechungen den Informationsaustausch fördern ... 265


6.1 ... Eine Besprechung spontan starten ... 265

6.2 ... Eine Besprechung planen ... 289

6.3 ... Alternative: Besprechungen über Outlook planen ... 295

6.4 ... Eine geplante Besprechung durchführen ... 297

6.5 ... Inhalte teilen und ein gemeinsames Whiteboard nutzen ... 300

6.6 ... Gleichzeitig an mehreren Besprechungen teilnehmen ... 303

6.7 ... Liveereignisse als Alternative zu Teams-Besprechungen ... 304

6.8 ... Checkliste für produktive Online-Besprechungen ... 314



7. Ein paar Tipps und Tricks aus der Praxis ... 317


7.1 ... Den Tagesablauf im Homeoffice effektiv gestalten ... 317

7.2 ... Mit vielen parallelen Unterhaltungen entspannt umgehen ... 320

7.3 ... Geben Sie sich gegenseitig Feedback ... 330

7.4 ... Bessere Lesbarkeit mithilfe des plastischen Readers ... 335

7.5 ... Teamräume als Vorlagen nutzen ... 337



8. Geschäftsprozesse aus den Teamräumen heraus erreichen ... 341


8.1 ... Kontextwechsel und Medienbrüche als Zeitfresser verstehen ... 341

8.2 ... Einsatzplanung und Urlaubsanträge ... 342

8.3 ... Geschäftsanwendungen auf Basis von Dynamics 365 sowie der Power Platform integrieren ... 360



9. Aufbau oder Integration eines Intranets in die tägliche Teamarbeit ... 365


9.1 ... Organisationsweite Teams ... 365

9.2 ... Ein bestehendes Intranet einbinden ... 367

9.3 ... Einbinden von Communitys aus Yammer ... 368



10. Governance: den Überblick behalten ... 373


10.1 ... Inaktive Teams ermitteln und archivieren bzw. löschen ... 373

10.2 ... Richtlinien konfigurieren ... 377

10.3 ... Apps verwalten ... 378

10.4 ... Übersicht über externe Freigaben ... 379

10.5 ... Besitzer eines Teamraums verwalten ... 380



11. Exkurs: Microsoft Teams im Bildungssektor ... 383


11.1 ... Die Herausforderungen von Homeschooling ... 383

11.2 ... Wichtiger Unterschied in der Bedienung ... 385

11.3 ... Informationsaustausch für alle Lehrkräfte ... 387

11.4 ... Organisation in Fachschaften oder Dozentengruppen ... 394

11.5 ... Das virtuelle Klassenzimmer ... 396



12. Exkurs: Microsoft Teams im privaten Umfeld ... 413


12.1 ... Unterhaltungen innerhalb der Familie ... 413

12.2 ... Gemeinsame Pflege der Einkaufsliste ... 414

12.3 ... Digitale Form eines Wochenplans ... 414

12.4 ... Gemeinsame Dateiablage ... 415



13. Microsoft Teams im Zusammenspiel mit anderen Microsoft-365-Diensten ... 417


13.1 ... Dokumentenmanagement ... 417

13.2 ... Aufgabenmanagement ... 418

13.3 ... Wissensmanagement ... 418

13.4 ... Geschäftsprozesse ... 420



Starten Sie durch mit Microsoft Teams! ... 423


Stichwortverzeichnis ... 425